华为人如何管理时间 & [+ x: ]. H& l' ]
8 l) }+ C9 f1 D( t “时间就是生命”，在摩尔定律盛行的IT界，人们更多关注能否跑赢时间，但是防止时间的无意义消耗更为关键。
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上一次走进小宁的房间，已经是2年以前的事了，那时的他还是个标准的理工科学生——从他以前那乱七八糟的房间你就可以知道这点。然而士别2载，不仅房间整理得有条不紊，房间主人——用了2年时间也从一个普通技术员晋升为华为中层管理者。" t2 ]7 ]7 y) I) ]1 x
“在华为工作的这段时间，你觉得是什么影响你最深？”《IT时代周刊》记者问道。0 [4 ~& H* n0 ~9 P# Q
“肯定是我刚到华为时接受的那次培训，培训主题是‘时间管理’，是它完全改变了我的行为法则。”小宁一边说一边打开随身的笔记本。; x* A0 o9 S- p7 D
% x, K8 D" R8 S& ^7 e界定“时间管理”的2大误区
, W( F7 H) I# B' q8 F解决问题的前提，是界定问题。华为时间管理培训的第一部分，就是让受训者清楚了解时间管理的2大误区：
) B P! N" y8 ]5 y6 T+ |误区一：工作缺乏计划
# i( w. [( F4 p7 r" A华为的时间管理培训指出，大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：
3 o' ^3 b" O: @l 没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；
/ { V: o3 c$ w3 Nl 没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；
2 s Y( |: C3 ]. |4 q j5 Dl 没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。' ?$ b4 i! b! I1 ]" S& w
误区二：不会适时说“不”5 {6 `! i. Y+ Q2 K D* e
在小宁的笔记里，有句话非常醒目——“时间管理当中最有用的词是‘不’。” 1 x) q4 |- t* B9 s
华为人认为，人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人往往为了表现自己，往往把来自于各方的请托都一一不假思索的接受下来，但这不是一个明智的行为。
6 U& S% U4 y; e* u# m; _但量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任请托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果无法达标，都会打乱请托人的时间安排，结果“双输”。
1 y0 K/ {! e, M, i2 o7 T所以华为一向强调，接到别人的请托，不要急于说“是”，而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与请托人协调，在必要的时刻，要敢于说“不”。
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1 k! t3 a* R- d" ]0 |6 z掌握“时间管理”的4大法宝
8 V5 _( H; y! _) Q9 d虽然有道“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。据小宁介绍，华为对于时间管理有4大法宝：
* e- a o G/ S( W6 h2 S1 U法宝一：以SMART为导向的华为目标原则
& W3 L+ w8 B2 Q) {7 ^华为的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：
; y1 W5 n+ l5 o) Kn 具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的华为人”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
7 e* @8 B2 h; ~- u+ Z. `) u6 `( bn 可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。; g& E/ I" z- Z/ f1 y0 k
n 可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内，二是目标应该有一定难度。小宁说：“一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。”$ p6 _2 C8 Q# _ l) f
n 相关的（Relevant）。这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。
" z8 l! E. V9 @, ]# d: Pn 基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。: ?5 g/ D7 N7 U' l# O
法宝二：关注第二象限的华为四象限原则
3 j: `) e+ ^3 W3 ?: h D根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），它们分别是：
1 K& H3 U+ I0 ], j; V7 e# w7 h/ B第一类是“重要且紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等。 x- }8 j7 p4 I- A5 X0 k- c* Y
第二类是“重要但不紧迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
* X8 z2 ^! M) ^% p' @& B' c第三类是“不重要但紧迫”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件。
+ x. V* E, a0 n3 m4 |( }第四类是“不重要且不紧迫”的事件，更直接的来说是“浪费时间”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
$ a, {6 s+ ~. v. G9 p# w2 I华为时间管理培训指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人是关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。. q" C4 |( M `6 o; y
小宁告诉记者：“我在进华为之前，以及在华为的初期，也是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。后来我转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。人也更有自信了。”& }# |5 C) W( F( {5 ~3 u4 L) u
法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则
- H2 y$ b0 a! F/ N日本专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。
" d$ f) N" C6 [( \; Q6 q& ~/ X华为也明显认识到这一点，在小宁笔记本的页头，赫然用红笔写道“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如email），要适当的与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。! B5 S) u( u+ E2 v. Q
法宝四：执着于流程优化的华为精简原则, A; m% c0 B L
“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3 个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”& m( r1 ]) o! i4 d
小宁就是标准的“崔西定律”的拥护者，无论对于个人工作的流量，还是部门的工作流量，他都是“能省就省”。“我现在最大的爱好之一，就是分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这里意味着大量时间的节省。这2年来，我去掉的各种多余工作环节达70个，粗略评估了一下，这里省下的时间高达3000多个小时，也就是120多天啊。”小宁翻开一张又一张的工作流程图，自豪而意味深长地告诉记者。" i- y C M( G& C# I' z* v2 k
0 e2 I$ m& i+ W! q! d7 p“不能管理时间，便什么都不能管理。”这是现代管理大师彼德·德鲁克的名言，追求自我突破的华为人不但听懂了而且做到了。那么，您呢？ |
发表于 2008-2-13 13:41:16
