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3个技巧,解决90%的时间不够问题

2018-3-3 15:00| 发布者: 西独欧阳风| 查看: 556| 评论: 0|来自: “圈外”(ID:iquanwai)

摘要: 大部分人的时间不够用,不是时间管理的问题,而是源于几个认知误区。
今年时间过得特别快,一过完春节,差不多就3月份了。圈外不少学员都说,上班第一周实在太忙了。

然后就有人问:圈圈,你创业要对外融资、对内管理,自己还要做课程、写文章、做演讲,而且圈外几十个学员群,还能经常看到你发言,时间是怎么安排的? 

这个问题,从我过去做咨询到现在创业,就不断被人问起。所以今天就来写写时间管理,而且我立个flag:从时间管理的认知到技巧,争取只用一篇文章写清楚,以后再也不写这个话题。 

先抛结论:大部分人的时间不够用,不是时间管理的问题,也不是能力不足的问题,更不是意志力的问题,而是源于几个认知误区。

误区1:高估效率的重要性、低估思维的重要性 

有次同事跟我说,他工作效率很低,经常加班,但每天的to do list里还是会剩下一大堆未完成任务。我跟他说,我的工作效率更低。

他死活不信,于是我连续一周,记录了自己的时间流水。一周下来,盘点了一遍,平均每天的有效工作时间在6.5个小时。

所谓有效工作时间,就是真正全神贯注、有产出的时间,像是上厕所、吃零食、接电话、跟同事说话、发呆、任务之间切换、被别人问问题等等,都是非有效时间。

6.5个小时有效,非常高效啊!不过,我可是一天工作12小时的人……看了这个数字,他才相信,我的效率是真的低。 

实际上,如果你是脑力劳动者,你的工作不是重复劳动,那么你的大部分时间都是浪费掉的。因为思考是讲究状态的。

今日头条的创始人张一鸣,说他经过反复调试,最佳的效率状态是心情处于轻度喜悦和轻度沮丧之间。

运动员在大赛之前都会调节自己,让自己达到比赛的最佳状态,其实普通人一样如此。

我们在思考一些困难问题的时候,需要全身心投入,而全身心投入往往是体能、情感和思维三者的配合:太饿或者太饱的时候,很难思考;生气或兴奋而无法平静的时候,很难思考;思维还停留在昨晚的电视剧情节上,仍然很难思考。 

反而是一些不用思考的重复工作,恰恰有可能一直高效。

比如给客户写一份行业分析,给你一个模板,然后百度相关的信息填进去,你一天可以分析5个行业;但如果让你做得深度一些、有自己的见解,一天下来可能真没什么产出。

看起来前者更加高效,但这种看起来高效且重复的劳动,会让你的思维能力长时间停在舒适区,思维的肌肉因为缺乏锻炼而萎缩。

何况,未经思考的报告,就不会得到老板和客户的认可,继而引发接下来一系列的问题等待解决,徒增了工作量。 

所以,过度关注工作效率、忽视思考效率,是我们浪费时间的原因之一。

因为对效率的极致追求,会导致我们给自己分配很多任务,进而觉得时间短、任务重、需要提高效率,所以开始赶工,完全放弃了看似无用思考,一头扎进去做事。

但因为没有思考,所以做事方法有问题,事情做不完、问题越来越多。最终,很多人开始寻求各种效率工具来帮助自己,以至于在工具上花费了巨大精力。 

所以,把目光从“效率”上面拿开,不要纠结一天做了多少个任务,转而关注“价值”,看看自己一天的价值产出有多大,才是真正省时间的做法。

误区2:高估意志力、低估驱动力

我们常常会觉得:自己意志力太差,浪费了很多时间。比如很多人会纠结早起问题,他们希望自己早起之后可以去锻炼、去背单词、去看书,然而却因为早上起不来,所以没有做这些事情,最终把问题归咎于“自己不能早起”。 

我之前做咨询的时候,觉得自己没有海外读书的经历,没有其他同事的英文好,所以就早起学英文。

折腾了两周,总算能够挣扎着起来,可后来发现,自己是做到早起了,但起来之后开始东收拾、西磨叽,最终也没读得进几篇英文。

后来自己接了一个项目,对方CEO是法国人,每2周就需要跟对方汇报项目进展、结论等等,每次汇报需要提前几天准备,所以我几乎每天都在花时间演练英文演讲。

所以,不学英文的原因,不在于我不能早起,而在于学英文的动力是不是足。 

我跟一个纠结早起问题的朋友说:你早起是要做什么呢?如果没什么可做,为什么要早起呢?如果真有那么重要的事情做,你又怎么会起不来呢?  

实际上,人的意志力是有限的,任何让自己坚持的事情,都会消耗能量。比如工作太久之后,会想吃垃圾食品,想玩游戏或者看偶像剧,开始控制不了自己,就是因为意志力被耗光了。

当你坚持早起的时候,其实不是“早起”这件事情累着你,而是“坚持”这件事情累着你了,所以如果你早起靠的是意志力,而不是真的要去做某件事情,那么你会把有限的意志力消耗在“坚持早起”这件没有实际产出的事情上,导致在其它重要事情上没有足够的意志力可用。

很多事情靠的都不是意志力,而是驱动力。 

驱动力来自哪里呢?有你的动机,你的人生/事业目标,有deadline,还有外部环境等等。

比如,我找到的人生目标是给他人带来正面影响,然后我开始做圈外,这个目标驱动我克服创业中一个又一个困难。 

再比如,想提升自己的演讲能力,那就去答应做一个演讲,为了不在上百人面前丢脸、为了演讲deadline,你会有驱动力好好练习的。 

还比如,想让自己坚持学习,那就跟你的朋友组对,每天把学到的东西讲给对方听,这对成就感驱动的人很有效,圈外很多学员就是这么做的。 

总之,别太相信自己的意志力,而要找到自己的驱动力。

误区3:高估自己的认知、低估原则的作用

圈外的运营之前经常会为一件事烦恼,就是写用户沟通文案。

难度在于,因为是文字沟通,用户看不到你的表情、动作、语气,所以他理解的意思跟你想要传达的意思往往不同;而且,为了让用户都愿意看,字数又不能太多;加之,圈外用户是付费用户,期望自然不同。

所以,经常会发生一件事情,就是本来通知一个产品更新,是个好事情,结果用户却理解为“你怎么又变了”。 

后来,几乎每次文案都需要很多同事甚至包括我,帮忙一起看和改,非常浪费文案写作者本人的时间,以及整个团队的时间。

但后来我发现,虽然每次文案内容有所不同、问题也都不同,但问题的类型都差不多。

所以后来,我让运营同事把之前的文案修改历史都拿出来,总结了几个原则,包括“任何变动都要沟通why”、“最后单独列出用户需要的行动”等等,把这些原则贴在明显可以看到的地方,后来的文案,基本就没太大问题了。

我们非常容易高估自己的认知,觉得做错一次就学到了,以后就能做到了。但其实,错100次的事情,你也有可能会错第101次。

这是因为,你的事情太多了,在做某样具体事情的时候,你很难把之前的认知都过一遍,挑选出适合这件事情的正确认知,所以才会总犯一样的错误。

最近很火的《原则》那本书,给我最大的启发不是里面一条条原则,而是:用原则来指导自己做事。

很多复杂的事情,比如运营、比如创业、比如关系,都可以用一条条原则来指导自己做事。当然,这些原则,需要是自己有过深切体会甚至踩过坑的。

就说聚焦这件事情,够简单吧?我觉得挺简单的,而且以一个咨询老司机来说,以前天天跟客户讲聚焦,这件事情就更简单了。

但创业之后,我发现并不简单。经常出现的情况是,明明定下了目标和重点,但1个月之后发现,花的时间都没有在重要目标上,然后猛然想起“要聚焦”。但一段时间之后又会忘记。 

之后,自己就弄了个原则“只做跟目标最相关的事”,然后把它贴在我每天都能看到的地方,每做一件事情之前就看看,果然好了很多,节省了公司很多走弯路的时间。 

大道至简,所有复杂的事情,都应该有简单的原则可以参考。

所以说,如果我们能够放弃对效率的极致追求、用效率换思考,如果我们能够接受自己意志力有限的事实、让目标和驱动力引导自己做事;如果我们能够为所有复杂的事情整理出一些简单的原则,就能够让自己有限的时间产生最大的价值。

提高效率,从来不是说要在一定时间内做足够多的事情,而是在一定时间内做足够有价值的事情。

最后,针对这些认识误区,我再给3个自己工作10多年以来觉得最有用的省时间方法,能够让你在有限的时间内产出巨大的价值:

1. 列出自己最重要的几个目标,放在每天可以看到的地方

 每周、每月、每季度、每年的开始,最重要的事情就是,列出你的10大目标。然后,对这些目标进行排序,最终选出最重要的3个,其它7个划掉。

然后把这些目标(3个最重要的以及7个叉掉的)贴在自己每天都能看到的地方。每做一件事情就去对照这个列表,看看它是不是在那3个以内,如果不是,那就想一想“这件事情是不是一定要做”。 

在圈外,我给每位员工(包括我自己)准备了两块可以贴在墙上的白板纸,其中一块就是用来写自己的工作目标和工作重点,然后每周周会进行回顾。

2. 列出自己的做事原则

 刚才提到,在圈外每个人有两块白板,一块用来写目标,那另外一块用来写什么呢?就是自己的做事原则。

你经常犯的错误、你觉得重要的认知、你经常做的事情的标准等等,都可以写在上面,然后定期更新和调整。

比如对我来说,近期重要的一些原则是:1)跟目标关联不大的事情不要做;2)别人可以做的事情自己不要做;3)不Scalable的事情不要做。

3. 找到自己的时间规律

前面讲到思考需要状态,最佳状态越多,同一时间内思考的产出就越高。那么如何找到最佳状态呢?你需要把时间做个切分,因为时间跟时间是不一样的。

1)黄金时间:你最能够集中注意力的长段时间叫黄金时间,因人而异,有些人是清晨,有些人是夜晚,这个时间适合做一些需要深度思考的事情。

你可以通过多次尝试找到规律,比如我自己是早上7点到10点,所以我一般早起,处理一些重要事情,然后再去公司。需要说明的是,这些重要事情不包括回复邮件和消息,而是真的需要深度思考的事情。

2)常规时间:每天基本固定的时间叫做常规时间,比如上下班、吃饭、健身等等,这些时间你可以挖掘一下,适合用来看书、背单词或者为一件重要的事情积累素材等等。

总之,就是适合做那些需要动一点脑子、但不需要太深度思考的事情。比如我会在上下班路上听音频。

3)碎片时间:比如等车、排队、等朋友等等,这些时间可以做一些必须要做的重复劳动,比如我会用来读新闻、回复邮件等等。 

如果真正能执行上面三个方法,时间价值一定会有很大的提升。

对了,对于女性,我还有另外一个建议就是,找一个低维护成本的老公,就是那些能够跟你相互促进,而不是你需要花时间去安抚、照顾的巨婴。

这个决策,绝对能影响你一辈子的时间价值。

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